Özellikle limited ve anonim şirketlerde, şirket ile ortaklar arasında para hareketi olması son derece normaldir. Ortak şirket adına bir ödeme yapabilir, şirketin geçici nakit ihtiyacını kendi kaynaklarından karşılayabilir veya şirket hesabından para çekebilir. Buradaki sorun para hareketinin kendisi değildir.

Asıl sorun; bu paranın neden hareket ettiğinin bilinmemesi, işlemin belgelendirilmemesi ve oluşan bakiyenin yıllarca ortak cari hesabında taşınmasıdır.

Ortak cari hesabı, ne olduğu bilinmeyen para hareketlerinin park edildiği bir hesap değildir. Çünkü bakiye büyüdükçe konu sadece muhasebe kaydı olmaktan çıkar. Emsal faiz, adat hesaplaması, transfer fiyatlandırması, KDV, örtülü kazanç ve örtülü sermaye gibi birçok başlık gündeme gelebilir.

Bu nedenle ortak cari hesabına, “yıl sonunda bakar düzeltiriz” mantığıyla değil, yıl boyunca yönetilmesi gereken bir finansman hesabı olarak bakmak gerekir.

Ortak cari hesabı nedir?

Ortak cari hesabı, şirket ile ortak arasındaki borç ve alacak ilişkilerinin takip edildiği hesaptır. Şirketin ortaktan alacağı varsa bu tutarlar ortaklardan alacaklar, şirketin ortağa borcu varsa ortaklara borçlar kapsamında takip edilir. Ancak burada sadece bakiyenin hangi tarafta olduğuna bakmak yeterli değildir.

Örneğin aynı 1.000.000 TL;

• ortağın şirket adına yaptığı ödemelerden,
• ortağın şirkete sağladığı geçici finansmandan,
• şirket tarafından ortağa verilen avanstan,
• ortağın şirket hesabından yaptığı kişisel para çekişlerinden

kaynaklanabilir.

Rakam aynı olabilir ama işlemlerin vergisel ve hukuki sonucu aynı değildir. Dolayısıyla benim ilk baktığım şey bakiyenin tutarından önce nasıl oluştuğudur.

Şirketin ortaktan alacaklı olması

Ortağın şirket kasasından veya banka hesabından para çekmesi, kişisel harcamalarını şirket kredi kartıyla yapması ya da kendisine verilen avansı kapatmaması şirket lehine bir alacak oluşturabilir.

Burada kritik konu, bakiyenin bir kez oluşmuş olması değildir. Ne kadar süredir açık kaldığıdır.

Ortak şirketten geçici olarak para çekmiş ve kısa süre sonra geri ödemiş olabilir. Bu başka bir durumdur. Ancak bakiye sürekli büyüyor, aylar hatta yıllar boyunca kapanmıyor ve ortada gerçekçi bir geri ödeme planı da bulunmuyorsa, artık şirket kaynağının ortağa kullandırılmasından söz etmeye başlarız.

Bu noktadan sonra;

• emsal faiz,
• adat hesaplaması,
• transfer fiyatlandırması,
• KDV

gibi başlıkların ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

Şirketin ortağa borçlu olması

Tersi durum da oldukça sık görülür. Ortak şirket giderlerini kendi cebinden ödeyebilir veya şirketin nakit ihtiyacını karşılamak için şirkete para aktarabilir. Bu durumda şirketin ortağa borcu oluşur. Burada benim özellikle baktığım soru şudur:

Bu gerçekten geçici bir finansman mı, yoksa yıllardır sermaye gibi kullanılan bir ortak borcu mu?

Çünkü ortak şirkete sürekli para aktarıyor ve şirket bu kaynak olmadan faaliyetini sürdüremiyorsa, mesele artık sadece 331 hesabının bakiyesi değildir. Şirketin finansman yapısında başka bir sorun olabilir. Borçlanmanın tutarı, ne kadar süredir devam ettiği, faiz uygulanıp uygulanmadığı ve şirketin öz sermaye yapısı birlikte değerlendirilmelidir. Gerekli şartların oluşması halinde örtülü sermaye hükümleri de ayrıca gündeme gelebilir.

Başlıca vergi ve muhasebe riskleri

Emsallere uygun faiz ve adat hesaplaması

Şirket parasının ortağa kullandırılması bir finansman ilişkisi haline gelmişse, emsallere uygun faiz hesaplanması gündeme gelir. Burada sadece tutara bakılmaz. Paranın ortağın kullanımında ne kadar süre kaldığı da önemlidir. Her ne kadar bazı Mahkeme kararları, adat hesaplaması gerekmez gibi kararlar veriyor olsa da uygulamada genel kabul gören işlem "adat hesaplaması yapılması yönündedir". Bunun gerekçelerini de aşağıdaki başlıklarda daha iyi anlıyor olacaksınız.

Ancak bu konuda yapılan klasik bir hata var:

İnternetten veya piyasadan herhangi bir faiz oranı bulup ortak cari hesabına uygulamak. Bu tek başına yeterli değildir.

Faiz oranı belirlenirken işlemin;

• para birimi,
• vadesi,
• şirketin finansman koşulları,
• piyasa faizleri,
• kredi riski,
• karşılaştırılabilir işlemleri

birlikte değerlendirilmelidir.

Amaç bir faiz oranı bulmak değil, neden o oranın kullanıldığını açıklayabilmektir.

Transfer fiyatlandırması ve örtülü kazanç riski

Her ne kadar uygulamada neredeyse birçok KOBİ'nin Kurumlar Vergisi Beyannamesinin ekinde belirtilmese de Şirket ile ortağı ilişkili kişidir. Dolayısıyla şirket ile ortak arasındaki ödünç para verme ve alma işlemleri transfer fiyatlandırması hükümleri açısından da değerlendirilir. Şirket kaynağının ortağa faizsiz veya piyasa koşullarından önemli ölçüde farklı şartlarda kullandırılması halinde transfer fiyatlandırması yoluyla örtülü kazanç dağıtımı riski ortaya çıkabilir. Ancak diğer taraftan, her ortak cari bakiyesini görür görmez “örtülü kazanç vardır” demek de doğru değildir.

İşlemin;

• neden yapıldığı,
• ne kadar sürdüğü,
• ticari gerekçesi,
• geri ödeme şekli,
• uygulanan faiz oranı

birlikte değerlendirilmelidir.

Fakat açıklanamayan, sürekli devreden ve her yıl biraz daha büyüyen ortak cari hesaplarının savunulması da doğal olarak giderek zorlaşır.

KDV ve belge düzeni

Şirket tarafından ortağa sağlanan borcun finansman hizmeti niteliği taşıdığı durumlarda, hesaplanan faiz üzerinden KDV ve belge düzeni konusu da gündeme gelir. Bu nedenle yıl sonunda tek bir muhasebe fişiyle faiz tahakkuku yapmak her zaman yeterli değildir. Faizin hangi dönem için hesaplandığı, faturanın ne zaman düzenleneceği, vergiyi doğuran olayın ne zaman gerçekleştiği ve hangi beyan dönemine girdiği birlikte değerlendirilmelidir.

Burada önemli olan sadece muhasebe kaydını oluşturmak değildir: İşlemi doğru dönemde, doğru belgeyle ve doğru vergisel sonuçla kayıt altına almaktır.

Şüpheli kasa ve banka hareketleri

Ortak cari hesabında gördüğümüz sorunların önemli bir kısmı aslında kasa ve banka hesaplarında başlar.

Faaliyet hacmiyle açıklanamayan yüksek kasa bakiyeleri, sürekli yuvarlak tutarlı para çekişleri veya banka açıklamalarında sadece “ödeme”, “havale” gibi ifadelerin bulunması daha sonra ciddi takip problemi yaratır.

Örneğin ortağa 500.000 TL gönderilmiş olsun. Banka açıklamasında sadece: “Ödeme” yazıyor. Üç ay sonra doğal olarak şu soru geliyor: Neyin ödemesi? Muhasebe kaydını yaparsınız. Ama muhasebe kaydının yapılmış olması, o işlemin ticari gerekçesini tek başına ispatlamaz. Bu nedenle banka açıklamalarını küçümsememek gerekir. Bugün size gereksiz görünen birkaç kelimelik açıklama, altı ay sonra işlemin neden yapıldığını hatırlamanızı sağlayabilir.

Ortak tarafından sağlanan finansman ve örtülü sermaye

Ortağın şirkete sağladığı finansman da ayrıca takip edilmelidir.

Şirket sürekli olarak ortaklarından borçlanıyorsa;

• borcun tutarı,
• öz sermayeyle ilişkisi,
• kullanım süresi,
• varsa faiz giderleri

birlikte incelenmelidir.

Şartların oluşması halinde örtülü sermaye hükümleri gündeme gelebilir. Buna bağlı olarak faiz, kur farkı ve benzeri finansman giderlerinin vergisel durumu da değişebilir. Bir diğer konu da işin finansal tablo tarafıdır. Yıllarca ortak cari hesabında bekleyen yüksek tutarlı borçlar şirketin finansal yapısını da etkiler. Eğer ortak tarafından şirkete aktarılan para artık geçici bir destek olmaktan çıkmış ve fiilen kalıcı olarak şirkette kullanılıyorsa şu soruyu sormak gerekir:

Bu para gerçekten borç olarak mı kalmalı, yoksa sermaye olarak mı yapılandırılmalı?

Bu karar da sadece vergi hesabına bakılarak verilmemelidir.

İşlemler nasıl belgelendirilmeli?

Bence sağlıklı ortak cari hesabı yönetiminin ilk şartı çok basit: Her para hareketinin neden yapıldığını bilin. Banka dekontu, paranın gönderildiğini veya alındığını gösterir. Ama her zaman neden gönderildiğini göstermez. 

İşlemin niteliğine göre;

• ortağın şirket adına yaptığı harcamalarda fatura, fiş ve masraf formu,
• şirkete sağlanan geçici finansmanda yazılı borç veya finansman sözleşmesi,
• para çekişlerinde açıklayıcı banka talimatı veya şirket içi onay,
• avanslarda avans talep ve kapatma belgeleri,
• geri ödemelerde ilgili borca atıf yapan banka açıklaması,
• faiz uygulanıyorsa faiz/adat hesaplama tablosu ve kullanılan oranı destekleyen veriler,
• sermaye taahhüdü veya sermaye artışıyla ilgili işlemlerde gerekli şirket kararları ve hukuki belgeler

dosyalanmalıdır.

Buradaki en önemli kural ise bence şu: Belgeyi işlem yapıldıktan altı ay sonra üretmeye çalışmayın.

Para hangi gün hareket ediyorsa, mümkün olduğunca açıklaması ve dayanağı da aynı gün oluşturulsun. Çünkü altı ay sonra herkes başka bir şey hatırlıyor. Üstelik sonradan hazırlanmış ve fiili durumla uyuşmayan belgeler riski azaltmak yerine daha da büyütebilir.

Ortak cari hesabı için pratik kontrol listesi

Ortak cari hesabını kontrol ederken aslında birkaç temel sorunun cevabını arıyoruz.

Bakiye yönü:
Şirket mi ortağa borçlu, ortak mı şirkete borçlu?

Birden fazla ortak varsa her ortağın bakiyesi ayrı takip edilmelidir.

İşlemin nedeni:
Para neden hareket etti?

Banka dekontu mümkünse sözleşme, fatura, masraf belgesi veya başka bir dayanakla eşleştirilmelidir.

Yaşlandırma:
Bakiye ne kadar süredir açık?

Uzun süredir kapanmayan hareketler ayrıca incelenmeli ve bunlar için bir aksiyon planı oluşturulmalıdır.

Faiz:
Ortada gerçek anlamda bir finansman ilişkisi oluşmuş mu?

Oluşmuşsa emsallere uygunluk ve vergisel sonuçlar değerlendirilmelidir.

Belge:
İşlemin dayanağı mevcut mu?

Eksik belgeler mümkün olduğunca işlem sırasında tamamlanmalıdır.

Yetkilendirme:
Para çıkışını kim onayladı?

Şirket içinde para çıkışları için yetki ve işlem limitlerinin belirlenmesi özellikle büyüyen işletmeler açısından önemlidir.

Mutabakat:
Şirket muhasebesindeki kayıt ile ortağın kayıtları aynı mı?

Belirli aralıklarla yazılı mutabakat yapılmasını faydalı buluyorum.

KOBİ'ler için uygulanabilir bir yönetim modeli

Kişisel ve şirket harcamalarını ayırın

En basit kural bazen en çok ihlal edilen kural oluyor. Şirket banka hesabı ve şirket kredi kartı şirketindir. Ortağın kişisel harcamaları mümkün olduğunca şirket üzerinden yapılmamalıdır. Yanlışlıkla yapıldıysa da işlem aylar sonra fark edilecek şekilde bırakılmamalı; hemen kaydedilmeli ve gerekiyorsa ortağın şirkete geri ödeme yapması sağlanmalıdır.

Her ortağı ayrı takip edin

Birden fazla ortak bulunan şirketlerde tüm hareketleri tek bir cari hesap altında toplamak ciddi bir takip problemi yaratır.

Her ortağın;

• bakiyesi,
• işlem tarihi,
• açıklaması,
• para birimi,
• dayanak belgesi

ayrı takip edilmelidir.

Özellikle yabancı para hareketlerinde kur değerlemesinin yaratacağı etkiler de ayrıca dikkate alınmalıdır.

Aylık yaşlandırma raporu hazırlayın

“Ortağın bakiyesi 2 milyon TL.” Bu bilgi tek başına bana çok fazla şey söylemiyor. Benim bilmek istediğim şu: Bu 2 milyon TL'nin ne kadarı geçen hafta oluştu, ne kadarı dokuz aydır hesapta bekliyor? Çünkü esas risk çoğu zaman bakiyenin büyüklüğünden önce yaşında ortaya çıkıyor. Bu nedenle ortak cari hesapları için düzenli yaşlandırma raporu hazırlanmalı ve uzun süredir kapanmayan hareketler ayrıca takip edilmelidir.

Yıl sonunu beklemeyin

Bence ortak cari hesaplarında yapılan en büyük hata budur: “Yıl sonunda bakar, düzeltiriz.” Yıl sonunda baktığınızda çoğu zaman belgeler kaybolmuş oluyor. Banka hareketinin neden yapıldığı unutuluyor. Cari bakiye büyümüş oluyor. Sonra bir de geçmiş aylara ait faiz, KDV ve belge düzeni tartışmaya başlıyoruz. Dolayısıyla ortak cari hesapları yıllık kapanışın değil, aylık kapanışın bir parçası olmalıdır. Kasa, banka, kredi kartları, personel avansları ve ortak cari hesapları birlikte kontrol edilmelidir. Vergisel bir işlem yapılması gerekiyorsa ilgili beyan dönemi geçmeden aksiyon alınmalıdır.

Kalıcı finansmanı doğru yapılandırın

Ortak tarafından şirkete aktarılan para artık kısa süreli bir nakit desteği değilse, finansmanın yapısını yeniden değerlendirmek gerekir.

Para;

• borç olarak mı kalacak,
• sermaye artışı mı yapılacak,
• başka bir finansman modeli mi kullanılacak?

Bu soruların cevabı sadece vergiye bakılarak verilmemelidir.

Şirketin;

• nakit akışı,
• geri ödeme kapasitesi,
• öz sermaye yapısı,
• şirketler hukuku açısından durumu,
• banka ve kredi ilişkileri,
• ortakların beklentileri

birlikte dikkate alınmalıdır.

Sonuç: Ortak cari hesabını “park hesabı” olarak kullanmayın

Ortak cari hesabında bakiye bulunması tek başına problem değildir. Problem; bakiyenin neden oluştuğunun bilinmemesi, belgesinin bulunmaması ve yıllarca hiçbir aksiyon alınmadan taşınmasıdır. Sağlıklı yönetilen bir ortak cari hesabında üç sorunun cevabını her zaman verebilmeliyiz:

1. Bu para neden hareket etti?
2. Ne zaman kapanacak?
3. Vergisel sonucu nedir?

Bu üç soruya net cevap veremiyorsak, önce 131 veya 331 hesabını kapatmaya çalışmak yerine işlemin gerçekte ne olduğunu anlamamız gerekir. Çünkü ortak cari hesabında esas mesele hesabın bakiyesini sıfırlamak değildir.

Esas mesele, o bakiyenin neden orada olduğunu açıklayabilmektir.